Zarządzanie żądaniami PBC (przygotowanymi przez klienta) jest jedną z najbardziej czasochłonnych części każdego zlecenia audytowego. Śledzenie tego, o co poproszono, co otrzymano i co jeszcze nie zostało zrealizowane, pochłania godziny, które można przeznaczyć na testy merytoryczne. Odpowiednie oprogramowanie PBC może przekształcić ten proces z bólu głowy związanego z arkuszem kalkulacyjnym w usprawniony przepływ pracy.
Oto pięć narzędzi, które pomagają zespołom audytowym skuteczniej zarządzać listami PBC, wraz z tym, co należy wziąć pod uwagę przy wyborze jednego z nich.
Co wyróżnia dobre oprogramowanie PBC
Przed porównaniem narzędzi warto zrozumieć, co odróżnia skuteczne oprogramowanie PBC od podstawowego modułu śledzącego w arkuszu kalkulacyjnym:
- Scentralizowane śledzenie żądań: Wszystkie elementy PBC powinny być widoczne w jednym miejscu z przejrzystymi wskaźnikami statusu.
- Portal skierowany do klienta: Klienci potrzebują łatwego sposobu przesyłania dokumentów bez przesyłania tam i z powrotem wiadomości e-mail.
- Automatyczne przypomnienia: Narzędzie powinno automatycznie śledzić zaległe pozycje.
- Organizacja dokumentów: Otrzymane pliki należy uporządkować i połączyć z odpowiednim wnioskiem.
- Integracja z przepływem pracy audytu: Dokumenty PBC muszą trafiać do dokumentów roboczych audytu, a nie znajdować się w oddzielnym systemie.
1. Blast Audit
Blast Audit podchodzi do zarządzania PBC inaczej niż samodzielne moduły do śledzenia żądań. Zamiast tworzyć oddzielny system dla dokumentów PBC, integruje obsługę dokumentów bezpośrednio z przepływem pracy audytora Excel.
Po otrzymaniu dokumentów PBC audytorzy korzystają z Snip w celu wyodrębnienia odpowiednich danych bezpośrednio do swoich dokumentów roboczych. Match następnie porównuje wyodrębnione dane z księgą główną lub saldem próbnym. Probe zapewnia głęboką analizę dokumentów, gdy audytorzy muszą zbadać określone pozycje, a Agent odpowiada na pytania dotyczące dokumentów w kontekście.
Najlepsze dla: Zespoły, które chcą zintegrować przetwarzanie dokumentów PBC bezpośrednio z przepływem pracy audytu opartym na Excel, zamiast zarządzać oddzielnym portalem śledzącym.
Ceny: 45 EUR za użytkownika miesięcznie, ze wszystkimi funkcjami.
2. Suralink
Suralink to dedykowana platforma do zarządzania żądaniami PBC. Udostępnia portal klienta, w którym klienci audytu mogą przesyłać dokumenty dotyczące określonych pozycji żądań. Platforma śledzi status, wysyła przypomnienia i porządkuje otrzymane pliki.
Najlepsze dla: Firmy, które potrzebują samodzielnego portalu klienta skupiającego się głównie na gromadzeniu dokumentów i śledzeniu statusu.
Ceny: Ceny niestandardowe w oparciu o wielkość firmy.
3. ShareFile (przez Citrix)
ShareFile oferuje bezpieczne udostępnianie plików i portale klienckie, których wiele firm księgowych używa do zarządzania PBC. Zapewnia konfigurowalne listy żądań, automatyczne przypomnienia i bezpieczne przechowywanie dokumentów.
Najlepsze dla: Firmy już działające w ekosystemie Citrix, poszukujące bezpiecznego udostępniania plików ogólnego przeznaczenia z funkcjami PBC.
Ceny: zaczynają się od około 50 USD za użytkownika miesięcznie.
4. Potwierdzenie.com (część Thomson Reuters)
Potwierdzenie.com, znane przede wszystkim z potwierdzeń stron trzecich, oferuje również funkcje zarządzania PBC. Usprawnia proces żądania i otrzymywania dowodów badania od klientów i stron trzecich.
Najlepsze dla: Firmy obsługujące dużą liczbę potwierdzeń stron trzecich i chcące skonsolidować przepływy pracy w zakresie potwierdzeń i PBC.
Ceny: Model wyceny oparty na transakcji.
5. Microsoft Teams z SharePoint
Wiele firm korzysta z kanałów Microsoft Teams w połączeniu z bibliotekami dokumentów SharePoint jako rozwiązania do zarządzania PBC. Chociaż nie jest przeznaczony do audytu, zapewnia znane narzędzia z odpowiednią organizacją plików i funkcjami komunikacyjnymi.
Najlepsze dla: Firmy z ograniczonymi budżetami, które już korzystają z Microsoft 365 i chcą niedrogiej opcji śledzenia PBC.
Ceny: Dołączone do licencji biznesowych Microsoft 365.
Kluczowe kwestie do rozważenia przy wyborze
Integracja z przepływem pracy audytu
Największym ryzykiem związanym z samodzielnymi narzędziami PBC jest utworzenie niepołączonego przepływu pracy. Dokumenty docierają do portalu PBC, ale audytorzy nadal muszą ręcznie pobierać, otwierać, wyodrębniać dane i wklejać je do swoich dokumentów roboczych. Narzędzia wypełniające tę lukę pozwalają zaoszczędzić znacznie więcej czasu.
Doświadczenie klienta
Twoi klienci również korzystają z oprogramowania PBC. Zagmatwany lub uciążliwy portal prowadzi do opóźnień, niekompletnych zgłoszeń i sfrustrowanych relacji z klientami. Przed zatwierdzeniem przetestuj doświadczenie kontaktu z klientem.
Bezpieczeństwo i zgodność
Dokumenty PBC zawierają wrażliwe dane finansowe. Upewnij się, że narzędzie zapewnia szyfrowanie, kontrolę dostępu i ścieżki audytu. Sprawdź, czy narzędzie spełnia wymagania dotyczące przechowywania danych Twojej firmy.
Skalowalność w pracowitym sezonie
Wolumen PBC gwałtownie rośnie w pracowitym sezonie. Narzędzie powinno obsłużyć zwiększone użycie bez pogorszenia wydajności. Sprawdź, czy ceny skalują się liniowo wraz z wolumenem lub czy występują opłaty za nadwyżki.
Poza śledzeniem: przetwarzanie dokumentów PBC
Zebranie dokumentów PBC to tylko połowa wyzwania. Druga połowa faktycznie wykorzystuje je w swoich pracach kontrolnych. Najbardziej efektywne podejście łączy zarządzanie PBC z możliwościami przetwarzania dokumentów, dzięki czemu otrzymane dokumenty trafiają bezpośrednio do ekstrakcji, dopasowywania i analizy bez ręcznych etapów pośrednich.
To właśnie tutaj wyróżniają się narzędzia takie jak Blast Audit. Zamiast po prostu śledzić, czy dokument został odebrany, pomagają audytorom natychmiast wyodrębnić i wykorzystać dane z istniejących dokumentów roboczych Excel.
Wypróbuj Blast Audit bezpłatnie — wszystkie funkcje w cenie 45 EUR/użytkownika/miesiąc.