5 mejores herramientas de software PBC para equipos de auditoría
La gestión de solicitudes de PBC (preparadas por el cliente) es una de las partes que más tiempo requiere de cualquier trabajo de auditoría. El seguimiento de lo que se ha solicitado, de lo que se ha recibido y de lo que aún está pendiente consume horas que podrían dedicarse a pruebas sustanciales. El software PBC adecuado puede transformar este proceso de un dolor de cabeza con una hoja de cálculo a un flujo de trabajo optimizado.
Aquí hay cinco herramientas que ayudan a los equipos de auditoría a administrar las listas de PBC de manera más efectiva, junto con qué considerar al elegir una.
¿Qué caracteriza a un buen software PBC?
Antes de comparar herramientas, es útil comprender qué separa al software PBC eficaz de un rastreador de hojas de cálculo básico:
- Seguimiento centralizado de solicitudes: todos los elementos de PBC deben estar visibles en un solo lugar con indicadores de estado claros.
- Portal orientado al cliente: los clientes necesitan una forma sencilla de cargar documentos sin tener que enviar y recibir correos electrónicos.
- Recordatorios automáticos: la herramienta debe realizar un seguimiento automático de los elementos pendientes.
- Organización del documento: Los archivos recibidos deben estar organizados y vinculados a la solicitud correspondiente.
- Integración con el flujo de trabajo de auditoría: los documentos de PBC deben fluir hacia los papeles de trabajo de auditoría, no permanecer en un sistema separado.
1. Blast Audit
Blast Audit aborda la gestión de PBC de forma diferente a los rastreadores de solicitudes independientes. En lugar de crear un sistema separado para documentos PBC, integra el manejo de documentos directamente en el flujo de trabajo Excel del auditor.
Cuando llegan los documentos PBC, los auditores utilizan Snip para extraer datos relevantes directamente en sus papeles de trabajo. Luego, Match compara los datos extraídos con el libro mayor o la balanza de comprobación. Probe proporciona un análisis profundo de documentos cuando los auditores necesitan investigar elementos específicos, y Agent responde preguntas sobre documentos en contexto.
Mejor para: equipos que desean que el procesamiento de documentos PBC se integre directamente en su flujo de trabajo de auditoría basado en Excel en lugar de administrar un portal de seguimiento separado.
Precio: 45 EUR por usuario al mes con todas las funciones incluidas.
2. Suraenlace
Suralink es una plataforma de gestión de solicitudes de PBC dedicada. Proporciona un portal para clientes donde los clientes de auditoría pueden cargar documentos sobre elementos de solicitud específicos. La plataforma rastrea el estado, envía recordatorios y organiza los archivos recibidos.
Mejor para: empresas que necesitan un portal de clientes independiente centrado principalmente en la recopilación de documentos y el seguimiento del estado.
Precios: Precios personalizados según el tamaño de la empresa.
3. Compartir archivo (por Citrix)
ShareFile ofrece portales seguros para compartir archivos y clientes que muchas empresas de contabilidad utilizan para la gestión de PBC. Proporciona listas de solicitudes personalizables, recordatorios automáticos y almacenamiento seguro de documentos.
Mejor para: Empresas que ya forman parte del ecosistema Citrix y que buscan compartir archivos de forma segura y de uso general con capacidades PBC.
Precio: comienza en aproximadamente USD 50 por usuario al mes.
4. Confirmation.com (parte de Thomson Reuters)
Si bien es conocido principalmente por las confirmaciones de terceros, Confirmation.com también ofrece funciones de administración de PBC. Agiliza el proceso de solicitud y recepción de evidencia de auditoría de clientes y terceros.
Mejor para: empresas que manejan un gran volumen de confirmaciones de terceros y desean consolidar los flujos de trabajo de confirmación y PBC.
Precios: modelo de precios por transacción.
5. Equipos de Microsoft con SharePoint
Muchas empresas utilizan canales de Microsoft Teams combinados con bibliotecas de documentos de SharePoint como solución de gestión de PBC. Si bien no está diseñado específicamente para auditoría, proporciona herramientas familiares con funciones adecuadas de comunicación y organización de archivos.
Mejor para: empresas con presupuestos limitados que ya utilizan Microsoft 365 y desean una opción de seguimiento de PBC de bajo costo.
Precio: Incluido con las licencias empresariales de Microsoft 365.
Consideraciones clave al elegir
Integración con su flujo de trabajo de auditoría
El mayor riesgo de las herramientas PBC independientes es crear un flujo de trabajo desconectado. Los documentos llegan al portal de PBC, pero los auditores aún necesitan descargarlos, abrirlos, extraerlos y pegarlos manualmente en sus documentos de trabajo. Las herramientas que cierran esta brecha ahorran mucho más tiempo.
Experiencia del cliente
Sus clientes también interactúan con el software PBC. Un portal confuso o engorroso provoca retrasos, envíos incompletos y relaciones frustradas con los clientes. Pruebe la experiencia de cara al cliente antes de comprometerse.
Seguridad y cumplimiento
Los documentos del PBC contienen datos financieros confidenciales. Asegúrese de que la herramienta proporcione cifrado, controles de acceso y pistas de auditoría. Compruebe si la herramienta cumple con los requisitos de residencia de datos de su empresa.
Escalabilidad durante la temporada alta
El volumen de PBC aumenta drásticamente durante la temporada alta. La herramienta debe soportar un mayor uso sin degradación del rendimiento. Compruebe si los precios aumentan linealmente con el volumen o si hay cargos por exceso.
Más allá del seguimiento: procesamiento de documentos PBC
Recopilar documentos del PBC es sólo la mitad del desafío. La otra mitad realmente los utiliza en su trabajo de auditoría. El enfoque más eficiente combina la gestión de PBC con capacidades de procesamiento de documentos, de modo que los documentos recibidos fluyan directamente hacia la extracción, comparación y análisis sin pasos intermedios manuales.
Aquí es donde se diferencian herramientas como Blast Audit. En lugar de limitarse a realizar un seguimiento de si se ha recibido un documento, ayudan a los auditores a extraer y utilizar inmediatamente los datos dentro de sus documentos de trabajo Excel existentes.
Pruebe Blast Audit gratis: todas las funciones incluidas por 45 €/usuario/mes.