Cómo automatizar los procesos de ticks y empates en auditoría
El tic y el empate es la columna vertebral de la evidencia de auditoría. Cada número en un documento de trabajo debe rastrearse hasta un documento fuente, y cada cifra material en los estados financieros debe vincularse a evidencia de respaldo. Este proceso de referencias cruzadas es esencial para la calidad de la auditoría, pero también es una de las tareas más repetitivas y que requieren más tiempo que realizan los auditores.
Automatizar el tic y el empate no significa eliminar el juicio profesional. Significa eliminar el esfuerzo manual de comparar números entre documentos para que los auditores puedan concentrarse en investigar las excepciones importantes.
Lo que realmente implica Tick and Tie
En esencia, marcar y empatar es el proceso de verificar que un número en una ubicación coincide con un número en otra ubicación. Los ejemplos comunes incluyen:
- Acordar los importes del balance de comprobación en el libro mayor.
- Vincular las partidas de los estados financieros a los cronogramas de respaldo
- Coincidencia de totales de facturas con registros de pago.
- Verificación de saldos de extractos bancarios a confirmaciones bancarias.
- Cruzar los totales del libro mayor subsidiario para controlar las cuentas.
Cada una de estas comparaciones requiere que el auditor ubique ambos números, los compare, documente el resultado y señale cualquier diferencia. En un solo compromiso, este proceso puede repetirse cientos o miles de veces.
Por qué el tictac y atado manual es problemático
Velocidad
La comparación manual es lenta. Encontrar una cantidad específica en un documento de varias páginas, ubicar la cifra correspondiente en el papel de trabajo y confirmar que están de acuerdo lleva tiempo, especialmente cuando los documentos están en formato PDF y los papeles de trabajo en Excel.
Exactitud
Los ojos humanos pasan por alto cosas. Después de comparar cientos de cifras, aparece la fatiga. Pueden pasar pequeñas diferencias, dígitos transpuestos y variaciones de redondeo. Estos son precisamente los tipos de errores que los procedimientos de auditoría están diseñados para detectar.
Documentación
Marcar una marca en un documento de trabajo muestra que se realizó una comparación, pero no captura los detalles de lo que se comparó. Si un revisor cuestiona la marca, el auditor a menudo tiene que rehacer la comparación para explicarlo.
Escalabilidad
A medida que aumenta la complejidad del compromiso, el número de comparaciones de ticks y empates crece exponencialmente. Agregar más personal para realizar comparaciones manuales no es una solución eficiente.
Cómo funciona Tick and Tie automatizado
El tick and tie automatizado combina la extracción de documentos con la comparación inteligente. El proceso funciona en tres etapas:
Etapa 1: extraer datos de los documentos fuente
El primer paso es sacar los datos de los documentos fuente y colocarlos en un formato estructurado. Esto incluye extraer cifras de confirmaciones bancarias, facturas, estados financieros y otras pruebas de auditoría. Las herramientas de extracción impulsadas por IA se encargan de este paso, convirtiendo el contenido del documento en datos estructurados que se pueden comparar mediante programación.
Con Blast Audit, la función Snip maneja esta extracción. Los auditores seleccionan la sección relevante de cualquier documento y la extraen directamente en su documento de trabajo Excel.
Etapa 2: Match contra datos del papel de trabajo
Una vez que los datos de origen están en Excel, el motor de comparación los compara con las cifras correspondientes del documento de trabajo. Esta no es una simple comparación celda por celda. Asas inteligentes a juego:
- Coincidencia de cantidades: búsqueda de valores correspondientes en diferentes conjuntos de datos, incluso cuando las descripciones difieren.
- Coincidencias parciales: Identificar elementos donde las cantidades coinciden pero las descripciones tienen variaciones menores.
- Coincidencia de uno a muchos: reconocer cuando se combinan varios elementos de origen para igualar un único documento de trabajo total.
- Umbrales de tolerancia: marcar diferencias que exceden un umbral de materialidad específico y aceptar variaciones inmateriales.
La función Match de Blast Audit realiza esta comparación automáticamente, resaltando elementos coincidentes, coincidencias parciales y excepciones.
Etapa 3: Revisión y documentación de excepciones
La automatización muestra los elementos que necesitan atención. En lugar de comprobar cada cifra manualmente, los auditores se centran en:
- Artículos inigualables que no tienen una fuente correspondiente.
- Diferencias que superan el umbral de tolerancia
- Partidos parciales que pueden indicar errores o diferencias de tiempo.
Esta revisión enfocada es más rápida y efectiva que revisar cada comparación.
Pasos prácticos para automatizar su proceso de tic y empate
Comience con comparaciones de gran volumen
Identifique los procedimientos de tic y empate que consumen más tiempo en sus compromisos. Los candidatos comunes incluyen:
- Verificación de conciliación bancaria
- Pruebas de cuentas por pagar (conciliación de factura con pago)
- Pruebas de ingresos (concordancia entre factura y remesa)
- Verificación de activos fijos (programar documentación de soporte)
Estandarice el diseño de su papel de trabajo
La comparación automatizada funciona mejor cuando los datos del papel de trabajo están estructurados de forma coherente. Utilice encabezados de columna y formatos de datos estándar en todas las interacciones para que la herramienta de comparación pueda identificar qué columnas contienen cantidades, fechas y descripciones.
Establecer umbrales apropiados
Defina tolerancias coincidentes basadas en la materialidad. No es necesario investigar cada diferencia de un centavo. Configure su herramienta de comparación para marcar solo aquellas diferencias que podrían afectar la conclusión de su auditoría.
Documentar el proceso
Registre cómo se configuró la coincidencia automatizada, qué umbrales se aplicaron y cómo se resolvieron las excepciones. Esta documentación respalda la revisión y demuestra el rigor de sus procedimientos.
El impacto en la calidad de la auditoría
El tick and tie automatizado no sólo ahorra tiempo. Mejora la calidad de la auditoría de maneras mensurables:
- Cobertura completa: Se comprueba cada artículo, no sólo una muestra.
- Aplicación coherente: se aplica la misma lógica de coincidencia a cada comparación, lo que elimina la inconsistencia.
- Mejor enfoque en las excepciones: los auditores dedican su tiempo a investigar discrepancias genuinas en lugar de realizar comparaciones de rutina.
- Documentación más clara: la comparación automatizada produce un registro claro de lo que se comparó y cuáles fueron los resultados.
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